Entrevistamos a Eduardo Martínez, CEO de Gesmemori
El pasado diciembre de 2023 se publicó en el BOE el Real Decreto 1007/2023, Reglamento Verifactu, la norma que define los requisitos y especificaciones técnicas que las empresas deben seguir al usar sistemas informáticos para emitir una factura electrónica. Sobre esta nueva normativa, lo que implicará en los procesos de facturación de las empresas funerarias y la solución que ofrece Gesmemori con el fin de garantizarles la adaptación y cumplimiento del Reglamento Verifactu nos habla Eduardo Martínez, CEO de la compañía, en esta entrevista. Recordemos que Gesmemori es un software de gestión global creado especialmente por profesionales funerarios para las empresas del sector, el cual cuenta con una amplia trayectoria en el mercado, como así lo avalan sus más de 80 instalaciones activas a nivel nacional y más de 36.700 gestiones realizadas con éxito.
Recientemente, y según recoge el Boletín Oficial del Estado (BOE), se aprobaba el Reglamento Verifactu (RD 1007/2023) que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas de facturación, así como la estandarización de formatos de los registros de facturación. ¿Cuáles serían los objetivos principales de esta norma?
Garantizar la integridad y autenticidad de los registros de facturación, asegurando que las facturas emitidas y recibidas sean precisas y no puedan ser alteradas sin dejar un rastro.
Facilitar el control y la inspección por parte de las autoridades fiscales, permitiendo una mejor supervisión y control de las actividades económicas, ayudando así a combatir el fraude fiscal.
Asegurar la interoperabilidad de los sistemas, estableciendo formatos estandarizados que permitan que diferentes sistemas y programas puedan trabajar juntos de manera eficiente.
Mejorar la eficiencia en los procesos de facturación, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para gestionar las facturas y minimizando los errores humanos asociados con los procesos manuales.
Fomentar la digitalización, impulsando a las empresas y profesionales a adoptar tecnologías digitales en sus procesos de facturación, lo que puede contribuir a una mayor modernización y competitividad en el mercado.
La norma busca asegurar que los sistemas de facturación sean seguros, eficientes y compatibles, facilitando la gestión y el control de las actividades económicas por parte de empresarios, profesionales y autoridades fiscales.
El Real Decreto define un registro de factura con determinados elementos informáticos de seguridad, como hashes encadenados y firma electrónica, que aseguran que dicho registro no pueda ser modificado. ¿Qué cambios específicos deberán realizarse en los registros de facturación actuales para cumplir con la norma?
Para cumplir con la nueva norma establecida por el Real Decreto, los registros de facturación actuales deberán incorporar varios elementos informáticos de seguridad:
Incorporación de Hashes Encadenados. Cada registro de factura deberá incluir un hash, que es una función criptográfica que convierte los datos de la factura en una cadena de caracteres única. Los hashes deberán estar encadenados, lo que significa que cada hash incluirá información del hash anterior, creando una secuencia inalterable que asegura la integridad de los registros de facturación.
Firma Electrónica. Cada factura deberá estar firmada electrónicamente para garantizar su autenticidad y no repudio. La firma electrónica debe cumplir con los estándares establecidos por las autoridades competentes, asegurando que sea posible verificar que la factura no ha sido alterada desde su emisión y que proviene de una fuente confiable.
Timestamps o Sellos de Tiempo. Los registros deberán incluir sellos de tiempo que certifiquen la fecha y hora exactas en que se emitió la factura.
Estandarización de Formatos. Los registros de facturación deberán seguir formatos estandarizados establecidos por la norma, lo que facilita la interoperabilidad entre diferentes sistemas y programas. Esto incluye el uso de XML, JSON u otros formatos específicos que permitan la correcta codificación y decodificación de la factura.
Sistemas de Respaldo y Recuperación de Datos. Implementación de sistemas que aseguren la disponibilidad y recuperación de los datos en caso de fallos técnicos o desastres. Los datos deben estar replicados y respaldados regularmente para prevenir pérdidas.
Registro Inalterable. Los sistemas deben asegurar que una vez que un registro de factura ha sido creado y firmado, no pueda ser alterado sin dejar un rastro evidente. Cualquier modificación deberá generar un nuevo registro con un nuevo hash y firma.
Controles de Acceso y Autenticación. Establecimiento de controles de acceso rigurosos para asegurar que únicamente personal autorizado pueda emitir o modificar facturas.
En definitiva, para cumplir con la norma los sistemas de facturación deberán adoptar medidas avanzadas de seguridad informática que aseguren la integridad, autenticidad y trazabilidad de los registros de facturación, así como estandarizar los formatos para facilitar la interoperabilidad y el control fiscal.
¿Podría explicarnos brevemente cómo afecta el Reglamento Verifactu a los sistemas de facturación de las empresas funerarias?
El objetivo principal de este reglamento es mejorar la seguridad y transparencia en los procesos de facturación mediante la implementación de medidas tecnológicas avanzadas. A continuación, detallo cómo impacta específicamente en nuestro sector:
Seguridad y Transparencia. El Reglamento Verifactu introduce requisitos de seguridad que aseguran la integridad y autenticidad de las facturas emitidas. Para las empresas funerarias, esto significa que cada factura deberá estar protegida mediante técnicas criptográficas, como hashes encadenados y firmas electrónicas. Estos métodos garantizan que una vez emitida una factura, no pueda ser modificada sin dejar un rastro evidente, lo que aporta una mayor transparencia y confianza tanto para los clientes como para las autoridades fiscales.
Estándares de Formato. Esto implica que nuestras empresas tendrán que adaptar sus sistemas de facturación para cumplir con estos nuevos formatos.
Control Fiscal. El Reglamento Verifactu facilita el control y la inspección por parte de las autoridades fiscales. Nuestras empresas deberán asegurarse de que sus sistemas de facturación puedan generar y almacenar registros que sean fácilmente accesibles y verificables por los inspectores fiscales.
Trazabilidad y Auditoría. Con la implementación de hashes encadenados y sellos de tiempo, cada factura tendrá una trazabilidad clara desde su emisión hasta su archivo. Esto es especialmente relevante para nuestro sector, donde la precisión y la transparencia en los registros son esenciales debido a la naturaleza sensible de nuestros servicios.
Digitalización y Eficiencia. El reglamento también impulsa la digitalización de los procesos de facturación, lo que puede llevar a una mayor eficiencia operativa. Para las empresas funerarias, esto significa que la transición de procesos manuales a digitales no solo cumple con la normativa, sino que también puede reducir errores, ahorrar tiempo y recursos, y mejorar el servicio al cliente.
Protección de Datos. Es crucial garantizar que la implementación de estos sistemas respete la privacidad y la protección de datos de los clientes, especialmente dado el carácter sensible de la información manejada en el sector funerario. Los sistemas de facturación deberán estar alineados con las regulaciones de protección de datos, como el GDPR.
El Reglamento Verifactu representa una oportunidad para las empresas funerarias de modernizar sus sistemas de facturación, mejorar la seguridad y la transparencia, y asegurar el cumplimiento con las normativas fiscales. Aunque puede requerir una inversión inicial en tecnología y formación, los beneficios a largo plazo en términos de eficiencia, confianza y control superan con creces los costos.
¿Cuáles son las diferencias más notables del nuevo sistema con los sistemas de facturación que se utilizaban anteriormente?
Las diferencias más notables entre el nuevo sistema de facturación bajo el Reglamento Verifactu y los sistemas anteriores, así como el impacto en los procesos de facturación en las empresas funerarias, son los siguientes:
Seguridad y Autenticidad
Antes: Los sistemas de facturación tradicionales a menudo carecían de mecanismos robustos para asegurar la integridad y autenticidad de las facturas.
Ahora: El nuevo sistema requiere la implementación de hashes encadenados y firmas electrónicas, lo que asegura que las facturas no puedan ser modificadas sin detección.
Formato Estandarizado
Antes: Los formatos de las facturas podían variar ampliamente, dependiendo del software y los procedimientos internos de cada empresa.
Ahora: Se exige el uso de formatos estandarizados, como XML o JSON, que facilitan la interoperabilidad y el control fiscal.
Trazabilidad
Antes: La trazabilidad de las facturas era limitada y, en muchos casos, dependía de procesos manuales y archivos físicos.
Ahora: La inclusión de sellos de tiempo y registros inalterables garantiza una trazabilidad completa desde la emisión hasta el archivo de la factura.
Control Fiscal
Antes: Las autoridades fiscales tenían dificultades para inspeccionar y verificar la autenticidad de las facturas debido a la falta de estandarización y medidas de seguridad.
Ahora: Con el nuevo sistema, las facturas son más fácilmente auditables y verificables por las autoridades fiscales
¿Cómo cambiarán los procesos de facturación en las empresas funerarias con la implementación del Reglamento Verifactu?.
Adopción de Nuevas Tecnologías. Las empresas funerarias deberán actualizar o reemplazar sus sistemas de facturación para cumplir con los nuevos requisitos. Esto puede implicar la implementación de software especializado que soporte hashes encadenados, firmas electrónicas y formatos estandarizados.
Capacitación del Personal. El personal encargado de la facturación necesitará formación para manejar los nuevos sistemas y comprender los requisitos técnicos y legales del Reglamento Verifactu.
Automatización de Procesos. La digitalización y estandarización fomentadas por el nuevo reglamento permitirán una mayor automatización de los procesos de facturación, reduciendo errores humanos y aumentando la eficiencia operativa.
Mejoras en la Seguridad de los Datos. Se implementarán medidas adicionales de seguridad para proteger la integridad y confidencialidad de los datos de facturación.
Aumento de la Transparencia y la Confianza. Los clientes y las autoridades fiscales tendrán mayor confianza en la autenticidad y exactitud de las facturas emitidas por las empresas funerarias.
Optimización del Control Interno. Las empresas podrán mejorar su control interno y auditoría gracias a la trazabilidad y la facilidad de verificación de los registros de facturación.
¿Qué tipo de empresas deben adaptarse a esta norma? ¿Qué plazo tienen para cumplir con la normativa?
Cualquier empresa o profesional autónomo que emita facturas en el ejercicio de su actividad comercial, está obligado a adaptarse a esta norma con plazo hasta el 1 de julio de 2025. Para ello, está previsto que pymes y autónomos puedan utilizar el kit digital del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia para financiar las modificaciones necesarias en los programas informáticos con el fin de cumplir con la nueva reglamentación.
¿Qué ventajas o inconvenientes específicos cree que el Reglamento Verifactu aportará a las empresas de servicios funerarios en términos de eficiencia y fiabilidad?
Las ventajas del Reglamento Verifactu las he ido detallando con anterioridad, siendo las principales la seguridad y la transparencia, la estandarización y eficiencia, el poder facilitar los controles fiscales y la mejora de la trazabilidad de las facturas.
En cuanto a los inconvenientes, diría que la parte menos agradable es que actualizar o adquirir nuevo software de facturación y formar al personal puede ser costoso. Pero en Gesmemori estamos comprometidos a ofrecer soluciones asequibles y soporte continuo para minimizar estos costos y facilitar la transición. Por otro lado, la adaptación a los nuevos requisitos puede ser complicada, especialmente para las funerarias más pequeñas con recursos limitados. Para eso, en Gesmemori vamos a proporcionar guías detalladas, formacion y asistencia técnica para asegurar una adaptación fluida y eficiente.
¿Qué características particulares de los servicios funerarios deben tenerse en cuenta al adaptar su software a este reglamento?
Sensibilidad y Confidencialidad. En nuestro sector, manejamos datos muy sensibles. Así que es crucial que los datos de facturación y los registros de clientes se manejen con extrema confidencialidad y respeto.
Personalización del Servicio. Los servicios funerarios suelen ser muy personalizados, lo que puede generar facturas complejas. Nuestro software está diseñado para manejar estas facturas detalladas y personalizadas.
Operaciones 24/7. Las funerarias operan las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Por eso, necesitamos sistemas de facturación robustos y siempre disponibles, con soporte técnico continuo para evitar interrupciones en el servicio.
Estamos comprometidos a adaptar nuestro software ERP para funerarias al Reglamento Verifactu para enero de 2025. Creemos firmemente que, a pesar de los desafíos iniciales, las ventajas en términos de seguridad, eficiencia y transparencia superarán ampliamente los inconvenientes. Nuestro objetivo es proporcionar a nuestros clientes herramientas avanzadas y soporte especializado para asegurar que la transición sea lo más sencilla y beneficiosa posible, permitiéndoles centrarse en ofrecer un servicio de alta calidad a sus clientes en momentos difíciles.
¿Cómo cree que mejorará la transparencia y la lucha contra el fraude en el sector funerario con esta nueva normativa?
La nueva normativa tiene un gran potencial para mejorar la transparencia y combatir el fraude en el sector funerario. A continuación, detallo cómo:
Integridad de las Facturas. Con la implementación de hashes encadenados y firmas electrónicas, cada factura emitida será única y no podrá ser alterada sin dejar un rastro. Esto significa que cualquier intento de fraude será fácilmente detectable.
Estandarización de Formatos. Se facilita la comparación y verificación de documentos por parte de las autoridades fiscales. Esto hace más difícil ocultar ingresos o manipular información, ya que todas las facturas seguirán un formato uniforme y serán más fáciles de revisar.
Trazabilidad y Auditoría. La inclusión de sellos de tiempo y registros inalterables asegura que cada paso en la emisión y procesamiento de una factura queda registrado. Esto mejora la trazabilidad y facilita las auditorías.
Confianza del Cliente. Al garantizar que todas las facturas son auténticas y no manipulables, se incrementa la confianza de los clientes en los servicios funerarios. Saben que están tratando con empresas transparentes y profesionales, lo que refuerza la reputación del sector.
¿Cuáles son los riesgos de no cumplir con el Reglamento Verifactu?
No cumplir con el Reglamento Verifactu puede comportar consecuencias graves para las empresas de servicios funerarios. Las sanciones económicas, los problemas legales y la pérdida de confianza son solo algunos de los riesgos que enfrentan.
¿Qué costes adicionales anticipan que tendrán las empresas funerarias para cumplir con este nuevo reglamento? ¿Será necesario contratar personal adicional o capacitar al personal existente para manejar los nuevos sistemas de facturación?
El coste será el mismo que tiene Gesmemori hoy en día. Si queremos mantener nuestro módulo de facturación, debemos seguir evolucionando y cumpliendo con la normativa vigente. Para aquellas empresas que no dispongan de un software adecuado, el coste será mayor, puesto que tendrán que adquirir un software adaptado a Verifactu e implementar la formación en sus empresas. Personalmente, no creo que se tenga que contratar a personal capacitado adicional si ya se cuenta con alguien responsable de las labores administrativas.
¿Considera que el uso del kit digital del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia será suficiente para cubrir los costes de adaptación?
Depende como se use el Kit Digital. Nos estamos encontrando con muchos clientes que lo han usado para mejorar su página web, equipos informáticos, procesos de calidad… pero no para software de gestión. A su vez, otros muchos clientes se han beneficiado del Kit Digital para implementar Gesmemori y vincular sus nuevas webs. Por supuesto, estos clientes gozarán de la conectividad de Verifactu.
¿Qué herramientas o recursos planean proporcionar a sus clientes para facilitar esta transición?
Según nuestro equipo informático, a principios de 2025 empezaremos con las pruebas de tal forma que, en el plazo establecido por el Gobierno, nuestros clientes tendrán implementado el sistema Verifactu. Ofreceremos formación y organizaremos talleres online sobre qué es y cómo funciona en nuestra plataforma y, por supuesto, brindaremos soporte técnico continuo.
¿Qué valor añadido ofrece Gesmemori a las empresas funerarias que elijan su software para cumplir con el Reglamento Verifactu?
El valor añadido lo presta el propio software Gesmemori, ya que todos nuestros clientes mejoran su eficiencia y tienen un control muy superior de su empresa gracias a nuestra solución. Verifactu es una obligación legal, con lo que la gran ventaja para nuestros clientes es que no tienen que preocuparse de cumplir la legislación vigente; para eso está nuestro equipo.
¿Cómo ha reaccionado el mercado y sus clientes ante la noticia de este nuevo reglamento?
La verdad es que muy poca gente está informada sobre el Reglamento Verifactu. Tras nuestra última participación en Funergal, celebrada el pasado mes de mayo en Ourense, muchos de los profesionales allí presentes nos preguntaron sobre la nueva normativa, sobre todo al tomar conciencia de que en 2025 será de obligado cumplimiento.
¿Cómo están gestionando la compatibilidad del nuevo sistema de facturación con los sistemas de gestión funeraria ya existentes?
Nosotros solo exportamos información a los sistemas de facturación ajenos a Gesmemori, con lo que nuestro sistema de exportación es un sistema muy común y compatible con todos los sistemas del mercado.
¿Desea añadir algo más?
Verifactu es obligatorio a partir de julio de 2025, pero creemos que la administración ampliará el plazo, ya que los ficheros, a día de hoy, no están plenamente operativos y va muy lenta la implementación de entor-nos de prueba
Más información en gesmemori.com
Más información en el número 180 de Revista Funeraria.
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